Krankmeldung Mitarbeiter Baustelle: Was Handwerksbetriebe wissen müssen

Es ist 6:45 Uhr. Kai schreibt per WhatsApp: „Bin krank, komme heute nicht." Auf Baustelle A war er eingeplant – für die Schlusslackierung, Deadline morgen. Was jetzt? Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Pflichten und gibt praktische Tipps, wie Sie als Handwerksbetrieb mit Fehlzeiten professionell umgehen.

Rechtliches Grundwissen: Was gilt bei Krankmeldungen?

Wie schnell muss sich ein Mitarbeiter krankmelden?

Ein erkrankter Mitarbeiter muss die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich – das heißt so früh wie möglich, idealerweise vor Arbeitsbeginn – melden. Die genaue Form (Anruf, Nachricht, E-Mail) kann im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Ab wann ist ein Attest (AU-Bescheinigung) nötig?

Seit dem 1. Januar 2023 gilt die elektronische AU-Bescheinigung (eAU): Der Arzt übermittelt die Bescheinigung direkt an die Krankenkasse. Als Arbeitgeber können Sie die AU bei der Krankenkasse abrufen – Sie benötigen kein Papier vom Mitarbeiter mehr.

Im Arbeitsvertrag können Sie dennoch festlegen, dass ein Attest ab dem ersten Krankheitstag vorzulegen ist. Das ist rechtlich zulässig und gibt Betrieben mehr Planungssicherheit.

Wie lange zahlt der Arbeitgeber?

Als Arbeitgeber sind Sie zur Lohnfortzahlung für 6 Wochen (42 Tage) verpflichtet, wenn der Mitarbeiter mindestens 4 Wochen ohne Unterbrechung im Betrieb war (§ 3 EFZG). Danach übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld.

Die häufigsten Fehler bei Krankmeldungen im Handwerk

1. Keine klare Meldepflicht im Arbeitsvertrag

Wenn nicht klar geregelt ist, wann und wie sich ein Mitarbeiter krankmelden muss, entstehen Missverständnisse. Legen Sie im Arbeitsvertrag fest: Meldung spätestens 30 Minuten vor Arbeitsbeginn, per Telefon beim Betriebsleiter.

2. Fehlzeiten werden nicht dokumentiert

Wer schreibt auf, wer wann krank war? Viele Betriebe verlassen sich auf das Gedächtnis des Meisters. Das führt zu Fehlern bei der Urlaubsberechnung, zu Problemen mit der Krankenkasse und zu Streit über Abzüge.

Lösung: Abwesenheiten digital dokumentieren – mit Datum, Grund und Dauer. Das geht in Bau‑Navi direkt für jeden Mitarbeiter.

3. Spontan-Umdisposition kostet Stunden

Wenn ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt, muss die Planung schnell angepasst werden. Wer das noch mit WhatsApp oder per Telefon macht, verliert täglich Zeit. Andere Mitarbeiter müssen informiert werden, Baustellen müssen neu verteilt werden.

4. Kein Überblick über Fehlzeiten im Jahresverlauf

Wer hat in diesem Jahr besonders viele Fehltage? Wer ist häufig montags krank? Ohne Dokumentation fehlt dieser Überblick – und damit die Grundlage für Mitarbeitergespräche.

Fehlzeiten-Management: So bleiben Sie handlungsfähig

Flexible Reserve einplanen

In Phasen hoher Auslastung sollten Sie immer etwas Puffer einplanen. Nicht jeden Mitarbeiter zu 100 % auslasten bedeutet, dass Sie bei einem Ausfall schneller reagieren können.

Priorisierung der Baustellen kennen

Wenn ein Mitarbeiter ausfällt, entscheiden Sie sofort: Welche Baustelle hat heute Vorrang? Wo ist der Ausfall am wenigsten kritisch? Eine klare Prioritätenliste (1 = dringend, 10 = kann warten) spart Zeit bei der Entscheidung.

Abwesenheiten zentral sichtbar machen

Wenn alle Abwesenheiten in einer zentralen Planung sichtbar sind, sieht der Meister sofort: Wer steht heute zur Verfügung? Das verhindert Fehleinteilungen und spart morgens das Durchsuchen von WhatsApp-Verläufen.

Häufige Fragen zur Krankmeldung im Handwerk

Muss ich den Grund der Erkrankung kennen?

Nein. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, den Krankheitsgrund anzugeben. Er muss nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitteilen. Fragen nach der Diagnose sind unzulässig.

Darf ich einen erkrankten Mitarbeiter anrufen?

Ja – aber nur aus betrieblichen Gründen (z. B. „Wo liegt die Zeichnung für Baustelle A?"), nicht um den Mitarbeiter zur Arbeit zu drängen oder seinen Gesundheitszustand zu erfragen. Im Zweifel kurz halten und keine Druckausübung.

Kann ich Fehlzeiten bei der Urlaubsberechnung anrechnen?

Nein. Krankheitstage reduzieren nicht den Urlaubsanspruch. Urlaub und Krankmeldungen sind getrennte Ansprüche. Ausnahme: Wenn ein Mitarbeiter während des bereits genehmigten Urlaubs erkrankt, können diese Tage unter bestimmten Bedingungen als Kranktage gewertet werden (§ 9 BUrlG) – vorausgesetzt, er legt sofort ein Attest vor.

Was wenn jemand montags immer wieder krank ist?

Auffällige Fehlzeitmuster können ein Gesprächsanlass sein. Ein sachliches Rückkehrgespräch nach jeder Krankmeldung ist arbeitsrechtlich zulässig und hat nachweislich positive Wirkung auf die Fehlzeitenquote. Dokumentieren Sie das Gespräch schriftlich.

Digitale Abwesenheitsverwaltung: Was Sie brauchen

Für Handwerksbetriebe mit 3–30 Mitarbeitern reicht eine schlanke digitale Lösung völlig aus. Sie müssen kein teures HR-System einführen. Was Sie brauchen:

• Abwesenheiten eintragen (Urlaub / Krank / Sonstiges)
• Abwesenheiten in der Tagesplanung sichtbar machen
• Resturlaub pro Mitarbeiter im Blick behalten
• Mitarbeiter können eigene Anträge stellen

Genau das bietet Bau‑Navi – zugeschnitten auf Handwerksbetriebe, ohne Overhead, direkt auf dem Smartphone nutzbar.

Fazit

Krankmeldungen lassen sich nicht vermeiden – aber ihre Auswirkungen auf den Betrieb können minimiert werden. Mit klaren Prozessen, digitaler Dokumentation und einer zentralen Planung reagieren Sie schnell, fair und professionell.

Der erste Schritt: Abwesenheiten zentral erfassen. Der zweite: Die Planung für alle sichtbar machen. Klingt einfach – weil es einfach ist.